Email Etiquette

Saya masih terkejut sehingga hari ini, ramai orang yang tidak mempunyai email manners apabila berkomunikasi melalui email. Email manners / etiquette ini penting untuk perhubungan atau komunikasi email secara rasmi. Untuk email tidak rasmi atau separa rasmi, suka hati lah nak tulis apa.

Berikut saya ingin memberi beberapa tips yang boleh anda amalkan supaya orang lain selesa berkomunikasi dengan anda melalui email.

1. JANGAN GUNAKAN ALL CAPS.

Saya pernah berurusan dengan seorang pegawai di Kementerian Pelajaran yang menulis emailnya menggunakan ALL CAPS SEAKAN AKAN DIA SENTIASA MARAH ATAU MENJERIT, MACAM NI HA. Kononnya all-caps ini lebih “rasmi” atau “formal”. Mana dia belajar entahlah.

2. jangan gunakan all lowercase.

Ini bukan SMS yer. Email rasmi adalah medium komunikasi yang mempunyai tahap formaliti yang sama seperti surat biasa. Kalau anda berhubung secara rasmi, SMS pun anda patut capitalizekan seperti surat biasa. Tiada masalah kerana banyak telefon mempunyai feature automatic capitalization di awal ayat.

3. Jangan menggunakan short form dalam email rasmi.

“hi jst wnt to rite to inqure abt tis issue”. Please go suck egg.

4. Gunakan panggilan yang sesuai.

Kalau berurusan secara rasmi, gunakan panggilan rasmi seperti Tuan, Puan, Encik, Cik, Saudara, Saudari, Datuk, Datuk Seri, Tan Sri, Dr., Prof., etc.

5. Mesti mempunyai salutation.

Sama ada Salam, Assalamu alaikum, Hello, Hi, Dear XXX, surat anda mestilah dimulakan dengan salutation. Lebih sopan. Melainkan anda menjawab surat, anda boleh terus kepada jawapan anda. Itu pun lebih sopan mempunyai salutation walaupun cuma “Hi” sahaja.

6. Tulis dengan bahasa yang proper

Sama ada BM atau BI, gunakan bahasa sesuai seumpama anda menulis surat kertas. Jika email rasmi, anggaplah penerima anda seorang yang particular ala-ala pegawai kerajaan bercermin mata tebal dan berambut skema zaman 80an. Biarlah orang cakap anda skema pun, nak kisah apa, bukannya di sekolah menengah nak malu2 kena cap skema.

7. Ucapkan terima kasih atau regards.

8. (optional) Jangan berjela-jela, terus straight to the point, jangan bersilat dan berpantun sehingga tak jelas apa maksud yang nak disampaikan.

9. Letak tajuk email yang sesuai dan deskriptif, bukannya tajuk seperti “hello”, “apa khabar”, <no title> dan sebagainya.

10. Letak signature file yang proper, jika pegawai kerajaan tak perlu lah signature anda ada bunga dan butterfly lip lap lip lap. Itu sesuai letak di Myspace anda.

Akhir sekali, diulangi semua tips di atas cuma berguna untuk komunikasi rasmi sahaja. Untuk email tidak rasmi, lantaklah nak tulis camana pun. Tapi kalau rasmi mestilah mengikut adab (etiquette) yang betul, kerana ia melambangkan tahap profesionalisme kementerian/agensi/universiti/institusi/syarikat anda.

3 Responses to Email Etiquette

  1. Johan Tan says:

    One of my clients always replied back her sms using all caps. Nightmare. Tak tau sama ada dia reply dalam keadaan marah atau biasa ajer. Maybe taktik dia untuk keep us contractors on our toes? Hahaha. Just a thought..

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: